Aviso de privacidad del canal de comunicación

SERMIMEX

La recepción y el trámite de los reportes están a cargo de un despacho jurídico externo que actúa por cuenta de la empresa, en calidad de encargado del tratamiento.

Si el reporte es anónimo, no se recaba ningún dato que lo identifique: el sistema no pide nombre, correo, teléfono ni número de empleado, no guarda la dirección de red (IP) ni el equipo desde el que se escribe, y no usa cookies.

Si usted elige el modo confidencial o abierto, se trata el nombre que proporcione y, en su caso, el medio de contacto que escriba.

Del contenido del reporte se tratan los datos que usted decida incluir: el relato, el lugar, la fecha, las personas señaladas o mencionadas, los testigos y los archivos que adjunte.

Datos sensibles. Según el tema del reporte, el relato puede contener datos personales sensibles —por ejemplo salud, vida sexual cuando se reporta acoso u hostigamiento sexual, origen étnico cuando se reporta discriminación, o creencias—. Esos datos se tratan únicamente para atender el reporte y su acceso queda restringido a quien atiende el caso.

Fotografías. A las imágenes que suba se les elimina la información oculta del archivo (ubicación GPS, hora y modelo del equipo) antes de guardarlas.

Finalidades necesarias — sin ellas el canal no puede funcionar y no requieren consentimiento adicional:

• Registrar el reporte o la sugerencia y darle folio.
• Evaluarlo, investigarlo y concluirlo, incluida la conversación por el folio.
• Adoptar las medidas que correspondan y conservar la constancia de lo actuado.
• Cumplir obligaciones de la empresa en materia de violencia laboral y entorno organizacional (NOM-035-STPS-2018) y en materia de integridad.

Finalidades que sí requieren su consentimiento — y que usted puede negar sin que eso afecte la atención del reporte:

• Que se le busque por el medio de contacto que haya escrito, en lugar de hacerlo por el folio. Se entiende otorgado sólo si usted escribe ese medio de contacto.
• Que su nombre se revele a las personas involucradas en la investigación. Si eligió el modo confidencial, NO se revela.

El contenido del reporte se almacena cifrado, y la llave de cifrado no vive en la base de datos.

• La opción más simple y la que está por omisión: reportar en modo anónimo. Si no da su nombre, no hay dato personal suyo que limitar.
• Elegir el modo confidencial: su nombre queda reservado a quien atiende el caso.
• No escribir un medio de contacto y conversar únicamente por el folio.
• Pedir por el propio folio que se deje de usar el medio de contacto que había dado.

Por dos vías:

1. Por este mismo canal, entrando con su folio y su clave y escribiendo en el expediente lo que pide. Es la vía que conserva su anonimato.
2. Por escrito, entregado en las oficinas de SERMIMEX, indicando qué derecho ejerce, sobre qué datos, y acompañando identificación. Si el reporte fue anónimo, la empresa no tiene forma de vincularlo con usted sin el folio.

Un límite que conviene saber: la cancelación u oposición no procede sobre la información que la empresa deba conservar para cumplir una obligación legal o para sostener lo actuado en una investigación ya iniciada, ni sobre los datos de terceros que constan en un expediente.

Cualquier cambio se publica en esta misma página, con la fecha de la última actualización al pie. Si el cambio es sustancial y su expediente sigue abierto, se deja además el aviso dentro de su folio.

• El despacho jurídico externo que recibe y da trámite, por cuenta de la empresa.
• El personal de la empresa que deba conocer el caso para atenderlo. Si usted marcó que un dueño, directivo o jefe de área está señalado, el caso queda reservado y el personal de la empresa no lo ve.
• Las autoridades competentes, cuando la ley obligue a informar o cuando el hecho deba denunciarse.

El expediente se conserva mientras esté abierto y, una vez concluido, por el tiempo necesario para acreditar que el reporte se atendió y para atender una reclamación o requerimiento derivado de él. Después se elimina o se despersonaliza, dejando únicamente el dato estadístico (tipo de conducta, área y fecha), que no identifica a nadie.